Что такое простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись (ПЭП) — это способ подтвердить, что документ подписали именно вы, без печати и без бумаги. Технически это сочетание факторов: вход по магической ссылке, ввод ФИО, явное согласие галочками, фиксация IP, устройства и точного времени. Все эти данные система сохраняет в неизменяемом виде (хеш-цепочка).

В соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 5) ПЭП — это полноценная электронная подпись наряду с усиленной неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (КЭП). Просто требований к её оформлению меньше, и юридическая сила возникает через явное соглашение сторон (ст. 6 ч. 2).

По ст. 6 ч. 2 63-ФЗ электронные документы, подписанные ПЭП, признаются равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью, если стороны заранее согласились применять такую подпись. Это согласие пользователь даёт при подписании в нашем сервисе — он явно отмечает галочки:

• «Согласен с Пользовательским соглашением и обработкой ПДн»
• «Согласен использовать ПЭП согласно Методике применения ПЭП»
• «Ознакомлен с документом и согласен подписать его ПЭП»

Эти согласия + хеш-цепочка signing_logs + конкретная версия Методики и Соглашения, на которые пользователь дал отметку — образуют доказательную базу для суда (см. ст. 9 63-ФЗ).

• Договоры между организациями, ИП и физлицами: купли-продажи, услуг, аренды, подряда, поставки, агентирования
• Дополнительные соглашения и приложения к существующим договорам
• Акты выполненных работ, акты приёма-передачи товаров/услуг, УПД (если стороны согласились на ПЭП в учётной политике)
• Согласия на обработку персональных данных, согласия на медицинское вмешательство (по 323-ФЗ — допускается)
• Заявления, в том числе на отпуск, командировку, увольнение по соглашению сторон (внутри организации с сотрудниками — при соглашении в трудовом договоре или ЛНА)
• Должностные инструкции, ЛНА, протоколы совещаний
• Коммерческие предложения, оферты, акцепты
• Расписки, претензии, ответы на претензии
• Документы между Заказчиком и его сотрудниками (на платформе УП Среда: ЭДО)

Базис: ст. 160 ГК РФ (письменная форма допускается «иным способом, согласованным сторонами», в т.ч. электронно), ст. 434 ГК РФ (заключение договора путём обмена электронными документами).

Закон требует усиленной квалифицированной подписи (КЭП) либо подачи на бумаге для следующих категорий:

• Налоговая и бухгалтерская отчётность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат — требуется КЭП (НК РФ ст. 80 п. 5, ст. 169 п. 6).
• Регистрация / изменения в ЕГРЮЛ и ЕГРИП через сервисы ФНС — КЭП (129-ФЗ «О гос. регистрации юрлиц и ИП»).
• Сделки с недвижимостью в Росреестре (договоры купли-продажи квартир, земли, ипотеки) — КЭП (218-ФЗ «О гос. регистрации недвижимости» ст. 18 ч. 12).
• Документы в суды через «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие» — КЭП или УНЭП через ЕСИА (АПК РФ ст. 75, ГПК РФ ст. 71).
• Электронные счета-фактуры для НДС — КЭП (НК РФ ст. 169 п. 6, приказ ФНС № ММВ-7-15/820@).
• Таможенные декларации — КЭП (ТК ЕАЭС ст. 105).
• Электронные торги и закупки по 44-ФЗ / 223-ФЗ — обычно УНЭП или КЭП на торговой площадке.
• Кадровые документы, для которых ТК РФ прямо требует КЭП (трудовой договор о дистанционной работе по ст. 312.3 ТК РФ — стороны могут договориться использовать УНЭП/КЭП в зависимости от типа документа).
• Завещания, доверенности с участием нотариуса, документы по семейному праву (брачные договоры, соглашения о разделе имущества) — нотариальная форма, ПЭП не подходит.

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — основной закон. Особенно ст. 5 (виды ЭП), ст. 6 (условия признания равнозначности собственноручной), ст. 9 (правила использования ПЭП).
• Гражданский кодекс РФ — ст. 160 (форма сделки), ст. 434 (электронный обмен документами как способ заключения договора).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях…» — определение электронного документа, требования к информсистемам.
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — регулирует обработку ваших ПДн при подписании.
• Налоговый кодекс РФ — ст. 80, ст. 169 (счета-фактуры — только КЭП).

Условия применения ПЭП в нашем сервисе и обработка ваших данных описаны в трёх документах. Каждый раз при подписании в реестр signing_logs фиксируются их версии и хеши:

• Пользовательское соглашение
• Методика применения простой электронной подписи
• Политика обработки персональных данных